Escolher um sistema de gestão eficiente pode ser um grande desafio, uma vez que ele contribui de forma direta para o sucesso de um negócio. Portanto, é de máxima importância analisar as possibilidades disponíveis no mercado e contratar a opção que irá contribuir para otimizar e integrar o fluxo da sua empresa.
A principal finalidade de um sistema de gestão, popularmente conhecido como ERP ou sistema de gestão empresarial, é integrar diferentes departamentos da empresa em um único lugar.
Além de ser considerado o coração das operações de uma organização, ele assume um papel-chave na eficiência. Ele é essencial para suportar um crescimento sustentável e assim, contribuir para o atingimento dos objetivos do negócio.
Selecionar e implementar um software demanda cautela. É uma demanda que exige planejamento e investimento financeiro alinhado ao porte da companhia e claro, ao nível de complexidade de atuação.
Imagine que quanto mais áreas, fluxos de trabalho e processos, mais robusto deverá ser o sistema para unificar as informações. Outro obstáculo comum é a jornada de implementação de um ERP.
É uma ação que exige tempo, treinamento dos profissionais, podendo até provocar interrupções nas atividades da empresa durante um período.
Portanto, deve-se, ainda na contratação, alinhar com o fornecedor o período estimado para implementação do projeto, as necessidades internas e externas e analisar os impactos para uma estruturação coordenada.
Muitas vezes, o software escolhido pode não atender às expectativas ou a opção apenas não é a indicada para o seu modelo de negócio, que pode exigir mais dinamismo, por exemplo.
Principais dicas para escolher um sistema de gestão eficiente
Neste sentido, a tomada de decisão para a escolha de um sistema de gestão eficiente deve ser prudente e planejada a curto e longo prazo.
As dicas abaixo podem ajudar a orientar na definição do software ideal para a sua companhia, seja para a contratação do primeiro ERP ou para migrar para um novo.
Neste caso, leve em consideração uma transição bem estruturada. Isso pode minimizar riscos e garantir que o novo sistema comece a entregar resultados rapidamente.
1 Alinhe objetivos
Essa pode ser considerada uma das primeiras etapas no momento de escolher um software de gestão. Alinhar os objetivos da empresa e quais são as necessidades que devem ser atendidas com a plataforma vão guiar e ajudar a filtrar as opções.
Uma prática corporativa que pode ser aplicada é incluir a participação dos profissionais da empresa identificando suas dores e dificuldades no dia a dia. Uma pesquisa simples e que pode gerar insights relevantes para as funcionalidades desejadas.
2 Implementação
Entenda com os fornecedores como é o processo e o tempo de implementação do sistema ERP oferecido. Como funcionam as etapas do planejamento à execução, quais são os recursos e investimentos necessários em todo o projeto.
Em alguns casos, a implantação é realizada em fases, para que os profissionais das empresas sejam treinados e orientados para o uso, até ser finalmente utilizado por toda a empresa.
Ter uma visão completa, entendendo responsabilidades e tempo necessário para cada fase ajudará a definir o período ideal para fazer esta mudança.
Mudanças de sistemas geralmente exigem adaptação e testes, erros e reconfigurações. Evitar fazê-la em períodos estratégicos para o seu negócio – como os meses de maiores vendas ou de lançamento de novos produtos – pode mitigar prejuízos e experiências negativas com seus clientes.
3 Integração
É bem provável que a sua organização utilize outros sistemas ou aplicativos, de acordo com a atividade exercida. Plataforma de e-commerce, CRM, business intelligence ou RH são alguns exemplos.
Avalie as disponibilidades de integração do ERP que você está idealizando, para ter certeza que ele conseguirá incluir as ferramentas indispensáveis de forma segura e estável.
E por que isso é importante? Imagine que a sua empresa use um programa de gestão de atendimento ao cliente há anos, com um extenso e valioso histórico de dados e da noite para o dia, precise abrir mão destas informações pela falta de conexão entre as ferramentas. Impensável, não é mesmo?
É para isso que servem as integrações, para permitir a comunicação entre diferentes sistemas.
Esse processo não é novo no âmbito dos sistemas de gestão eficiente, mas é indicado conferir sempre. As integrações geralmente ocorrem por meio de API(Application Programming Interface), arquivos ou via plataformas especializadas.
4 Suporte técnico
Essa é uma das prioridades no momento de escolher um sistema. Afinal, um dos grandes diferenciais de um ERP é a estrutura de apoio que oferece ao cliente.
Muito além de tirar dúvidas, o suporte técnico deve solucionar de problemas simples a complexos identificados no uso do software e resolvê-los no menor tempo possível.
Especialmente porque, em caso de bug no sistema, toda a operação de uma empresa pode parar, causando prejuízos significativos.
Portanto, pesquisar a qualidade e a disponibilidade de atendimento do suporte é fundamental.
5 Personalização
Um sistema de boa qualidade deve suportar um crescimento saudável da empresa. Ou seja, ser adaptável às necessidades de novas funcionalidades, recursos e evolução.
Mesmo que neste momento a ampliação ou diversificação do seu negócio não esteja nos planos, é interessante cogitar esse fator na escolha do seu sistema de gestão.
Isso pode gerar mais segurança para investir em um software a longo prazo, permitindo personalização ou customização de acordo com as demandas futuras.
Dica bônus
Agora que você descobriu quais são os principais fatores para levar em consideração, planeje a tomada de decisão com ponderação.
O cuidado deve contemplar inclusive a escolha do fornecedor do sistema de gestão eficiente. O mais aconselhável é fazer uma análise de mercado – benchmarking – para conhecer experiências de outros clientes.
Adquirir um ERP é um investimento importante e estratégico para os negócios. É ele quem vai contribuir para aumentar a eficiência, automatizar processos, reduzir riscos e melhorar a produtividade.
Aqui na Techno Software, contamos com um time de especialistas para auxiliar nossos clientes em suas jornadas de transformação digital e personalização de sistemas de gestão. Oferecemos consultoria e treinamento do início ao fim da implementação, para garantir que todos se sintam seguros no uso das soluções.
Se você precisa de ajuda para personalizar, integrar ou desenvolver um sistema de gestão eficiente, fale com a nossa equipe.
